如何设计一套OA假勤管理系统

今天市面上到处都是OA系统，假勤模块如何实现已经有很多案例了，但要完整摸清楚里面的计算规则，依旧不是一件容易的事情。本文描述一下搭建OA系统中的假勤模块，需要做哪些事情，以及关于假勤规则计算的一些关键问题。

作为一名打工人，每天上班的打卡是最烦的时候，又是早起当牛马的一天，还不能迟到。那么我们的考勤一般会有哪些规则，怎么算我这个月是不是全勤、要扣多少钱？

一、假勤业务规则

我们先从视角，来看各项假勤的业务规则。

1. 有哪几类考勤业务

-考勤打卡：每个工作日需要员工上下班打卡，看牛马们有没有来上班，有没有迟到早退旷工。

如果迟到早退就要罚款。比如迟到1分钟，扣100块钱。旷工会加倍罚款。

考勤的各项规则比较多，比如有些公司不要求员工上下班打卡；再比如有些公司弹性打卡，前一天下班晚第二天可以晚点上班，等等。

-补卡：如果迟到或者忘记打卡了，可以用补卡来抵，一个月有使用次数限制。

-请假：请假有年假、事假、病假、调休假等不同类型的假。不同的假主要影响是否带薪。事假不带薪；年假带薪，一年5天或者10天，根据员工工龄来定；病假、产假这些会发个基本工资。

请假的时间，按半天或者小时来请。

-外出和出差：员工外出出差，一般需要提个外出或出差申请，上下班进行外勤打卡或者不用打卡。

-加班：有些心地善良的资本家，会制定加班折算调休的规则，比如加几个小时的班可以调休半天。

2. 计算每月的出勤结果

需要结合员工的打卡、请假、外出出差、迟到早退等各种情况，计算员工每个月的出勤天数，来计算薪资。

二、产品功能设计

明确业务规则之后，我们就可以开始着手设计一套假勤管理系统了。

1. 产品方向

假勤管理属于OA系统中的一个模块，目标为准确统计员工的出勤。为了满足各公司不同的业务规则，这套系统需要支持用户自主可配置。

2. 产品架构

整体架构如图所示

首先是规则配置，段需要配置考勤规则，和假期规则；

然后是考勤日常使用，员工端的考勤打卡，以及请假、补卡、外出、出差、加班的申请和审批；

最后是统计，月度出勤统计和每日出勤明细，端和员工端都能看到。

3、考勤规则设置

通过考勤组管理，把一群人圈在这个组里，并设定这群人的考勤规则。考勤规则还是比较复杂的，具体需要设置内容有：

1）人员，即哪些人要被圈在这个考勤组里。可以选单个人或者按部门选；

2）考勤班次：

考勤班次用于定义上下班的时间，比如9点上班、下午5点下班，就用考勤班次定义；

考勤班次可以制定多个，主要针对早晚班、三班倒这类情况；

一个班次里，通常需要设置这几个时间，上班时间、下班时间、午休开始/结束时间、下班卡结束/上班卡开始时间。有些公司只需要上下班各打一次卡，而有些公司会要求中午午休前后也要打卡。下班卡结束/上班卡开始时间主要用于考勤打卡区分第一天下班和第二天上班。

考勤班次会用在很多地方，我们需要用这几个时间点来计算一天的应出勤时长、上下班打卡时间等。

3）考勤日期，即哪几天要上班，哪几天不用上班。这里需要支持几种形式：

• 按照国家法定节假日上班；
• 固定每周哪几天上班。针对一些不管法定节假日、都是固定每周的周几上班的职位，比如医生这种；
• 大小周、单休、不用调休之类的特殊情况。需要在前两种的基础上，再支持手动设置哪几天需要上班，或者哪几天不需要上班的功能；
• 轮班制、三班倒这类。多人轮流上班和休息的职位，常见于一些线下服务业、客服等等，每周的上班和休息日不一样，比如这周一三五上班，下周二四六上班，或者这周早班，下周晚班。这种情况需要排班功能，人+班次+日期，由人工维护；

设置考勤日期后，就可以算出每个员工每月的应出勤天数，有哪几天需要打卡；

4）是否需要打卡。如果设置为不需要打卡，则默认每天都正常上下班，不过依旧会有上下班时间；

5）打卡方式。手机定位打卡，或者是对接第三方系统进行指纹、人脸打卡；

6）打卡地点。如果是手机定位打卡，选择具体定位，周边多少米范围，作为打卡位置；

7）弹性打卡，是否需要开启，如果开启，允许迟到几分钟；

8）外勤打卡，是否需要开启，如果开启，允许在非打卡地点进行外勤打卡；

9）补卡，是否需要开启，如果开启，设置每个月的补卡次数和最晚日期

10）迟到早退的扣款规则：通常有两种逻辑，一种是直接扣钱，比如迟到一小时以内扣50块钱；另一种是算到缺勤天数中，比如迟到一小时以上计为缺勤半天。可以按照迟到时间区间，配置多个规则。

11）加班规则，加班是否折算调休，如果要，需要设置加班折算调休的比例。

4. 考勤打卡

即上下班打卡，支持员工根据考勤组中配置的打卡地点、时间，进行打卡即可。

如果不在公司位置，可以定位当前地址进行外勤打卡。

考勤打卡虽然看起来很简单，但这是员工最出岔子的地方，一些小问题都得想好怎么处理，不然容易被骂。

比如，9点上班，打卡时间是截止到9点00分00秒，还是到9点00分59秒；再比如，用户开着打卡页面从打卡地点范围外到范围内，如果页面刷新太慢了，可能人已经到打卡区域内了，页面还是显示不在打卡区域内，万一这几秒刚好过了迟到时间，用户就要骂娘了。

考勤打卡的难点是需要区分上班打卡和下班打卡。比如早上忘打卡，下班的时候再进入页面，这个时候是上班卡还是下班卡？通常有两种处理方式：

第一，根据考勤组-考勤班次中设置的午休开始/结束时间，划分上午下午，没打卡算对应的半天缺卡，午休结束后页面上就算下午打卡。下班卡切换上班卡，根据下班卡结束/上班卡开始时间，通常设置再凌晨，主要应对凌晨加班的情况。

第二，下班卡，根据上面这种方式；上班卡，如果当天没打过，进入页面显示的就是上班卡。

这两种的区别，在于忘打上班卡、不考虑补卡的情况下，前者可以默认算用户上班了半天，后者不算。

5. 假期规则设置

通过假期规则管理功能，设置有哪几种假期类型，并且设置每种假期的规则。具体需要设置的内容有：

1）是否带薪

可以选择全薪、不带薪、和带部分薪资。

带部分薪资比如病假，需要填写系数；

2）请假时长

可以选择按小时、按半天、按天

• 按小时，需要按照考勤班次的应出勤时长来换算到天；
• 按半天，有两种计算规则，一种是0.5天，一种是选择上午/下午，并根据考勤班次确定上午和下午分别是多久，两者是不一样的；
• 按小时，需要定义最小颗粒度，时分秒、5分钟、还是半小时；

3）是否有假期余额

带薪假都需要用到余额，一般有几种情况：

• 固定一年几天或一共几天，比如小公司的年假、婚假丧假
• 按照工龄或者司龄，阶梯设置假期余额，比如年假
• 同步加班时长作为假期余额，比如调休假

4）假期余额所属周期、有效期

我们常说的年假属于2024年还是2025年，就是余额所属周期的意思。

余额所属周期实际影响的是这个假期余额的使用时间，比如2024年的年假，在2024年用。

余额所属周期可以选择按年、按月。年假的余额周期就是按年；有些公司的调休假可能这个月有效、下个月失效，余额周期就是按月，当然这种场景比较少。

5）假期余额的有效期

余额有效期，可以选择是否延期，延期的时长或者日期。比如年假的周期一年，12月31日到期，很多公司会延期到第二年3月31日，可以通过设置余额有效期延长3个月来实现。

6. 假期余额管理

有假期余额的假期，需要专门有个页面管理假期余额。假期余额涉及到几个规则：

1）假期余额的发放

发放假期余额有几种情况：

• 定时自动发放，比如年假，通常在每年的1月1日、或者提前一两个月发放；调休假，通常加班审批通过后发放；
• 新员工入职后，完成入职或者转正审批通过后发放。通常用于入职当年的年假，发放的余额数量，需要根据员工入职时间的比例进行折算；
• 手动修改和导入操作。修改假期余额的逻辑是新增或扣减，而不是直接改数值

假期余额的发放和开始使用时间不是同一个概念，发放后只是用户可以看得到，实际使用需要看余额所属周期和有效期。

2）假期余额的消耗

余额的消耗，包括正常使用和扣减这两种情况；

正常使用需要考虑使用哪个批次，比如有去年年假和今年年假，先用哪个；

扣减包含过期自动扣减、离职自动扣减、手动扣减这几种情况。扣减需要考虑是否给员工折算薪资。

3）假期余额的查看

假期余额看起来是数字，背后是每个批次的进出，跟库存余额的逻辑类似。比如年初某一天有年假8天，可能是去年的3天+今年的5天。

因此假期余额查看，也需要看到当前余额对应了哪几个批次，每个批次的所属周期、到期时间分别是多少。

7. 各类申请

最后是各类人事申请和审批，包括：请假、外出、出差、补卡、加班、销假这几块。

8. 考勤报表

考勤模块可以做两个维度的报表，面向员工和：

1）考勤每日明细，包括每天上班、下班的考勤状态、打卡时间、是否迟到、是否请假外出等。员工自己可以通过这个功能查看自己每天有没有正常打卡，要不要补卡；

2）考勤月度统计，包括每个月的实际出勤天数、请假天数、外出出差天数、迟到早退天数等。员工自己可以通过这个统计查看自己这个月是否全勤，大概会被扣多少钱，领导和可以看有多少人请假了几天等。

三、考勤时长和状态的计算规则

考勤模块最复杂的部分，是结合多种情况的考勤状态设置和出勤结果统计。一个员工每天可能会有多种情况，正常打卡、迟到、请假、出差等，需要结合这么多的情况，来计算出用户实际的出勤结果，最终用于计算出勤工资。单靠看钉钉飞书这些系统，很难把他们底层的规则看出来。

要把考勤数据计算准确，需要几个环节：

1. 数据项和影响因素的定义

首先，定义本质逻辑：可以理解为将一天的时间作为时间轴，把各类情况根据发生的时间段放到时间轴上。通过时间轴就能得出各项出勤时长，并且不相互矛盾。

需要计算、并在报表中呈现的数据和状态有几下几项：

• 出勤状态：根据各类因素汇总一个最终结果，正常OR异常。一天的时间轴通过打卡、请假、外出出差满了就是正常，如果缺勤、迟到早退就是异常；
• 上班和下班的打卡状态：取上班和下班点发生的事情，正常打卡，或迟到早退，或请假外出等；
• 出勤时长：当天正常打卡加上外出出差的时长，即扣减请假和缺勤的时长。一般不包含迟到早退，迟到早退会另外算；
• 请假时长：可以细分为带薪假时长和无薪假时长；
• 迟到早退时长

一天考勤影响的因素，按照优先级，有以下几项：

• 请假
• 外出和出差
• 补卡和后台置为正常。补卡可以将缺勤、迟到早退修正为正常打卡，后台置为正常是管理员的操作，效果和补卡一样；
• 正常打卡。是否迟到早退，根据正常打卡的时间来计算；
• 缺勤。没打卡补卡、请假、外出出差的任何记录，就记为缺勤

需要按照以上的优先级，比如一天即外出，又请假，还正常打卡了，按照优先级就是，先算请假的时间段，再算外出的时间段，剩余部分算正常打卡的时间段。

2. 几个规则的处理和约定

以上确定了底层逻辑和要计算的数据，接下来我们还要处理几个规则：

1）上班下班一个打卡另一个未打卡，算缺勤半天还是缺勤一天？

按时间轴的底层逻辑，需要上班卡和下班卡都打卡，才算是一天正常出勤，只有一个打卡当天时间轴无效。有些公司的人事制度会把这种算缺勤半天，我们的处理方式为0.5天的那个时间点，给一个类似于系统打卡的记录，把这一天的上下班都打上。功能上可以提供配置，根据用户选择这种算缺勤一天还是半天，来判断要不要设置这个系统打卡记录

2）覆盖上班或下班点的请假外出，要不要在请假外出前后打上下班卡？

比如早上请假2小时，2小时后是否还需要上班打卡？底层逻辑和上一条一样，比如请假9-11点，如果11点不需要打上班卡，系统自动给一个11点的打卡记录，也是通过配置实现。

3）迟到早退的扣款如何处理？

很多公司有专门的迟到早退扣款规则，比如迟到1小时内扣100块钱，迟到1小时以上算缺勤半天等，这个规则计算的结果和直接拿打卡时间计算的出勤时长并不一样。所以迟到早退的处理方式，迟到早退扣款规则配置需要另外做，在出勤时长的计算中不考虑迟到早退，比如迟到了5分钟，时间轴依旧算正常出勤，另外扣这5分钟的钱。

3. 每天考勤时长和状态的计算规则

以上确定后，就可以计算考勤时长和状态了。

按照9点下班、5点下班、一天8小时。针对各种场景举个例子：

4. 每月出勤工资的计算规则

将日汇总到月后，就可以计算每月的出勤工资了。

最终计算过程如下：

几个数据的说明：

1）前面计算的每天出勤时长，包含了正常打卡、外出、出差，不包含带薪假，因此计薪的时候，实际出勤天数需要加上带薪假；

2）实际出勤天数不等于计薪天数，分母和分子都还需要加上法定节假日中计薪日的天数。比如国庆7天假，计薪日是3天，另外4天属于周末不算计薪日；

3）迟到早退的扣钱规则，比如迟到1小时扣100元，这个扣款需要单独计算，最后在公式中扣减。