企业内部诉讼管理平台设计复盘

现在企业经常会碰到各种各样的法律风险，法律诉讼的概率也越来越高。这种情况，一个管理平台显得很有必要。本文分享了作者设计诉讼管理平台的经验，供大家参考学习。

01 企业诉讼管理痛点

在当今复杂多变的商业环境下，企业面临的法律风险日益增多，诉讼案件也随之频繁。传统的企业诉讼管理模式在应对这些挑战时，逐渐暴露出诸多弊端，让企业在诉讼的漩涡中举步维艰。

1. 效率低下是传统诉讼管理的一大痛点。从案件的立案到审理，再到最后的执行，每个环节都需要耗费大量的时间和精力。在立案阶段，工作人员需要手动填写各种繁琐的表格，整理大量的纸质材料，稍有不慎就可能导致信息错误或遗漏，进而延误立案时间。案件审理过程中，由于信息传递不及时，各方沟通不畅，常常出现等待文件、等待回复的情况，使得案件审理周期被无端拉长。据相关数据统计，一些复杂的商业诉讼案件，从立案到结案，平均耗时长达一年以上，这对于企业的正常运营来说，无疑是沉重的负担。
2. 信息分散也是传统诉讼管理的一大痛点。企业在不同地区可能面临不同类型的诉讼案件，这些案件的相关信息分散在各个业务部门、法务团队以及外部律师事务所。当企业需要对诉讼情况进行整体评估和决策时，很难快速、准确地获取全面的信息。各个部门之间的信息格式和标准也不统一，进一步增加了信息整合的难度。这种信息的碎片化，使得企业难以形成有效的诉讼策略，无法及时对诉讼风险进行预警和防范。
3. 成本高昂还是传统诉讼管理的一大痛点。诉讼过程中的费用种类繁多，除了律师费用、诉讼费、鉴定费等直接费用外，还包括因诉讼导致的时间成本、人力成本以及潜在的商业信誉损失等间接费用。对于一些中小企业来说，一场高额的诉讼费用甚至可能导致企业资金链断裂，面临生存危机。有研究表明，企业在处理一起中等规模的诉讼案件时，平均花费的直接和间接成本高达数百万元。
4. 流程不透明更是传统诉讼管理的一大痛点。各环节的进展情况难以实时跟踪和掌握，内部人员无法及时了解案件动态，导致信息不对称。例如，在某互联网企业的知识产权诉讼中，由于案件进展信息无法及时传递给相关业务部门，使得业务部门在不知情的情况下，继续开展可能存在侵权风险的业务活动，进一步加剧了企业的法律风险和损失。

面对这些传统诉讼管理的痛点，搭建一个功能完善、高效便捷的企业内部诉讼平台迫在眉睫。它不仅能够有效解决传统诉讼管理中的痛点，还能提升企业的法律风险防控能力，为企业的稳健发展保驾护航。

02 需求调研

在决定搭建企业内部诉讼平台后，需求调研成为了首要任务。只有深入了解企业的实际需求，才能确保平台的功能和流程设计贴合企业的业务特点，为企业提供切实有效的支持。

• 问卷调查：设计详细的问卷，涵盖诉讼管理的各个方面，如案件信息录入、流程跟踪、费用管理等，发放给各部门相关人员，以获取广泛的数据和意见。问卷设置了封闭式问题和开放式问题，封闭式问题用于统计对新平台功能的需求程度；开放式问题则鼓励员工提出具体的实际工作中遇到的问题。
• 访谈：与关键岗位的人员进行一对一或小组访谈，深入了解他们在工作中的具体需求、遇到的困难以及对新平台的期望。例如，与资深法务人员访谈时，了解到他们在处理跨地区诉讼案件时，由于各地法律规定和司法程序存在差异，希望平台能够提供各地法律政策的对比和解读功能；与业务部门负责人访谈时，发现他们希望平台能够与业务系统实现数据对接，避免重复录入信息。
• 竞品分析：研究市场上现有的诉讼管理系统，分析其功能特点、优势和不足，为我们的平台设计提供参考和借鉴。通过对多家竞品的分析，发现一些知名的诉讼管理系统在案件流程自动化方面表现出色，但在与企业内部其他系统的集成度上存在不足，我们可以在平台设计中加以改进。

与法务部门的访谈是需求调研的关键环节。法务人员作为企业法律事务的直接处理者，对诉讼流程中的痛点和难点有着深刻的体会。他们提出，在案件管理方面，需要一个能够对案件从立案到结案进行全生命周期跟踪的功能模块，方便随时了解案件的进展情况，包括案件的当前状态、预计结案时间、实际结案时间等。在与外部律师事务所的协作中，沟通效率低下是一个突出问题，因此希望平台能够提供便捷的沟通渠道，实现文件的快速传输和信息的实时共享，如在线文档协作、即时通讯功能等。

业务部门的反馈同样不容忽视。不同业务部门在日常运营中面临的法律风险各不相同，所涉及的诉讼类型也有所差异。销售部门经常遇到合同纠纷，在平台需求上，他们希望能够快速查询到与客户签订的合同信息，包括合同条款、履行情况等，以便在诉讼时能够准确提供相关证据。研发部门则更关注知识产权保护方面的诉讼，需要平台提供知识产权相关法律法规的查询功能，以及同行业知识产权诉讼案例的分析资料，为自身的研发工作提供法律参考。

过往的诉讼案例是宝贵的研究资料。通过对这些案例的深入分析，可以总结出企业在诉讼中常见的问题和需求。在一些合同纠纷案例中，发现由于合同条款的模糊性导致双方对权利义务的理解产生分歧，进而引发诉讼。这就要求平台在合同管理功能中，提供合同模板库，并对模板中的关键条款进行详细解释和说明，帮助业务人员在签订合同时避免类似问题的发生。对案例中证据收集和整理的过程进行分析，明确了平台需要具备证据管理功能，能够对各类证据进行分类存储、标记和检索，方便在诉讼过程中快速调用。

管理层关注的是诉讼管理对企业整体运营的影响，以及如何通过有效的诉讼管理降低风险、提升企业竞争力。他们的需求侧重于宏观层面的决策支持，如案件数据的统计分析、风险预警等，以帮助他们做出合理的战略决策。例如，管理层需要通过数据分析了解不同类型案件的分布和趋势，以便合理分配资源，制定风险防范策略。

03 平台规划

1. 设计目标

• 提高纠纷处理效率：通过平台实现纠纷案件的快速提交、分配和处理，减少繁琐的人工流程和沟通成本，缩短案件处理周期。
• 规范处理流程：建立标准化的纠纷处理流程，明确各部门和人员的职责权限，确保每一个案件都能按照统一的规范进行处理，提高处理的公正性和准确性。
• 增强信息共享与协同：打破企业内部各部门之间的信息壁垒，实现案件信息、法律知识、处理经验等的实时共享，促进各部门之间的协同工作，形成处理纠纷的合力。
• 风险预警与防范：利用平台积累的数据进行分析，及时发现潜在的法律风险点，为企业提供风险预警，帮助企业采取有效的防范措施，降低法律风险的发生概率。

2. 核心功能模块

1.案件管理：实现案件全生命周期管理是案件管理模块的核心目标，包括案件的录入、立案、分配、进度跟踪、结案等功能。从立案阶段开始，用户可以通过平台在线填写立案信息，详细记录案件的基本信息，如案件类型、当事人信息、纠纷事由、涉案金额等，系统会自动对信息进行校验和整理，确保立案信息的准确性和完整性。立案后，系统根据预设的规则自动将案件分配给相应的处理人员或团队。处理人员可以在系统中实时更新案件进度，上传相关的证据材料、法律文书等，方便其他人员随时查看和了解案件情况。在审理环节，平台实时跟踪案件的进展情况，将法官的审理意见、庭审记录等信息及时反馈给相关人员。当案件结案后，系统自动归档案件相关资料，方便后续的查询和统计。通过这一流程设计，企业能够对诉讼案件进行全面、细致的管理，就像一位经验丰富的船长，能够精准掌控船只在茫茫大海中的航行轨迹。

2.服务机构管理：此模块主要用于对律所、律师服务的全面管理。企业可以在平台上添加合作的律所和律师信息，包括律所的资质、规模、擅长领域，律师的专业背景、执业经验、成功案例等，方便企业在选择法律服务时进行参考和比较。在案件处理过程中，可以将案件分配给合适的律所和律师，并对其服务进行跟踪和评估。例如，根据案件的类型和复杂程度，选择具有相关经验和专业优势的律所和律师团队；在案件处理过程中，通过平台记录律师的工作进度、服务质量等情况，案件结束后，对律师的服务进行评价和打分，为后续的合作提供参考依据。此外，平台还支持与律所和律师进行在线沟通和协作，提高工作效率。

3.流程管理模块：该模块设定了清晰明确的诉讼流程节点，从案件的起诉申请开始，经过直接主管审批、上级主管审批、法务审批等多级审批环节，确保诉讼策略的合理性和可行性。审批流程可根据企业的实际需求进行灵活配置，满足不同类型案件和不同审批场景的要求。在流程执行过程中，系统会自动发送通知提醒相关人员进行操作，避免流程延误。例如，当案件进入审批环节时，系统会向审批人发送邮件和站内消息提醒，审批人可以在平台上直接进行审批操作，填写审批意见和结果。同时，流程监控功能可以实时查看流程的执行情况，对异常情况进行预警和处理，保证诉讼流程的高效、规范运行。

4.数据分析：数据是企业决策的重要依据，通过对诉讼数据的统计和分析，平台能够为企业提供有力的决策支持。平台可以统计诉讼趋势，如不同类型案件的数量变化、案件发生的时间分布等，帮助企业提前预判法律风险。通过分析案件胜率，找出影响案件胜负的关键因素，为后续的诉讼策略制定提供参考。对诉讼费用进行分析，了解费用的构成和支出情况，有助于企业合理控制诉讼成本。可以对案件的各种数据进行统计分析，如案件类型分布、涉案金额统计、结案率分析、诉讼时长统计等，帮助企业了解诉讼案件的整体情况和趋势。通过可视化展示功能，将分析结果以图表、报表等形式直观地呈现给用户，让用户能够一目了然地掌握关键信息。例如，通过柱状图展示不同类型案件的数量分布，通过折线图展示案件结案率的变化趋势，通过饼图展示涉案金额的占比情况等。这些数据分析结果可以为企业制定风险管理策略、优化资源配置、评估法律服务质量等提供重要参考，助力企业做出科学合理的决策。

5.费用管理模块：该模块主要进行账单、可结算清单的数据管理，用户可以对账单和可结算清单进行查询、导出操作。通过精准的费用数据管理，方便企业对诉讼费用进行核算、分析和控制，帮助企业合理规划财务预算，有效降低诉讼成本。

6.运营中心模块：该模块涵盖律所计费管理、律师评价管理、法院库管理、文书模版管理、企业端 / 律所端发布管理等功能。律所计费管理能够对律所的服务费用进行详细记录和管理，确保费用结算的准确和透明；律师评价管理有助于企业全面了解律师的服务质量，为后续合作提供参考；法院库管理方便企业快速查询各地法院信息，助力诉讼工作开展；文书模版管理提供丰富的法律文书模板，提高文书撰写效率和规范性；企业端 / 律所端发布管理实现信息的及时发布与共享，促进各方沟通协作。

7.系统设置模块：作为平台的基础设置模块，承担着用户管理、权限管理、系统参数设置等重要任务。在用户管理方面，平台支持添加、编辑和删除用户信息，为不同用户分配不同的角色和权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的功能和数据。例如，法务人员具有案件管理、流程审批等权限，业务人员具有案件查询、相关信息查看等权限，管理层具有数据分析、系统设置等高级权限。权限管理采用 RBAC（基于角色的访问控制）模型，通过角色与权限的关联，实现对用户权限的灵活管理。在系统参数设置方面，用户可以根据企业的实际需求，对平台的一些基本参数进行设置，如诉讼流程节点的名称、审批时间限制、数据显示格式等，使平台能够更好地适应企业的业务特点和管理要求。

3. 系统集成

• 为了实现平台与企业现有系统的无缝对接，我们采用了多种集成技术和接口规范。与 OA 系统集成时，通过服务接口实现了流程审批的互联互通。当员工在诉讼平台提交起诉申请时，系统会自动将申请信息发送到 OA 系统进行审批，审批结果也会实时反馈到诉讼平台。这一过程实现了信息的自动流转，避免了人工重复操作，提高了审批效率。
• 与财务系统集成时，我们利用数据接口实现了诉讼费用数据的同步。诉讼平台中的费用报销、支付等信息能够及时传输到财务系统，财务人员可以在财务系统中进行统一的账务处理和核算。这样一来，不仅保证了财务数据的准确性和一致性，还方便了企业对诉讼成本的监控和管理。通过与财务系统的集成，企业能够实时掌握诉讼费用的支出情况，为成本控制提供了有力的数据支持。

04 项目实施

1. 项目计划制定

为了确保企业内部诉讼平台能够按时、高质量地交付，我们制定了详细的项目时间表。将项目划分为需求分析、设计、开发、测试、上线等多个阶段，并明确了每个阶段的任务、责任人、交付物和时间节点 。在需求分析阶段，由产品经理负责组织与各部门的沟通和调研，收集需求并整理成详细的需求文档，交付时间为项目启动后的第 1-2 周。开发阶段，开发团队按照设计方案进行编码实现，每周提交代码并进行代码审查，确保代码质量。测试阶段，测试团队制定测试计划，进行功能测试、性能测试、安全测试等，及时发现并反馈问题，开发团队进行修复。通过这样明确的计划安排，使得项目的每个环节都有章可循，就像一场精心策划的战役，每个士兵都清楚自己的任务和行动时间。

2. 团队协作与沟通

作为 B 端产品经理，协调开发、测试、法务、业务等多部门团队是确保项目顺利推进的关键。在项目启动阶段，组织召开项目启动会议，明确各部门在项目中的职责和目标，让每个团队成员都清楚项目的整体情况和自己的角色定位。在需求分析阶段，与法务和业务部门密切沟通，深入了解他们的业务流程和需求，确保平台的功能设计符合实际业务场景。在开发过程中，与开发团队保持密切的沟通，及时解决开发过程中遇到的问题。例如，当开发团队对某个业务逻辑的实现存在疑问时，及时组织相关人员进行讨论和确认。定期组织项目进度会议，各部门汇报工作进展，共同解决项目中出现的问题和风险。通过这些沟通和协作机制，使得各部门之间能够紧密配合，形成一个高效的项目团队，就像一部运转良好的机器，各个零部件协同工作，确保机器的正常运转。

3. 测试与优化

测试是保障平台质量的重要环节，我们采用了多种测试策略和方法。

• 在功能测试方面，依据需求文档，对平台的各项功能进行逐一测试，确保功能的正确性和完整性。例如，对案件管理功能，测试创建案件、编辑案件、查询案件等操作是否符合预期。同时，对流程管理模块的审批流程进行测试，模拟不同的审批路径和审批结果，确保审批流程的顺畅和逻辑的正确性。
• 性能测试则模拟大量用户并发访问的场景，测试平台的响应时间、吞吐量等性能指标，确保平台在高并发情况下仍能稳定运行。通过性能测试，我们可以发现平台在性能方面的瓶颈和问题，及时进行优化和调整，以满足企业未来业务增长的需求。
• 安全测试重点检测平台是否存在安全漏洞，如 SQL 注入、XSS 攻击等，保障用户数据的安全。根据测试结果，及时对平台进行优化和改进。如果发现某个功能的响应时间过长，通过优化代码、调整数据库索引等方式提高响应速度；对于安全漏洞，及时进行修复，确保平台的安全性和稳定性。

4. 上线准备

在平台上线前，我们进行了一系列充分的准备工作。

• 首先，进行数据迁移，将企业原有的诉讼案件数据从旧系统或文件中迁移到新的诉讼管理平台中。在数据迁移过程中，严格遵循数据迁移计划，确保数据的完整性、准确性和一致性。对迁移的数据进行多次校验和核对，避免数据丢失或错误。例如，在迁移案件信息时，仔细检查案件编号、当事人信息、案件状态等关键数据的准确性，确保新平台中的数据与原数据一致。同时，对数据进行清洗和整理，去除重复数据和无效数据，提高数据质量。
• 为了确保平台能够被员工熟练运用，我们制定了全面而细致的培训计划。针对法务人员，培训内容侧重于平台的专业功能和法律业务流程的深度应用。通过专业的讲解和实际演示，让法务人员掌握如何在平台上高效地进行案件管理、证据分析以及与外部律师的协作沟通。对于业务人员，培训则更注重操作的便捷性和实用性，重点介绍与他们日常工作紧密相关的功能，如起诉申请的提交、案件信息的查询等。
• 选择在业务量相对较低的时间段进行上线部署，以降低对企业正常运营的影响。上线过程中，密切监控平台的运行状态，及时处理可能出现的问题。同时，建立应急响应机制，制定详细的应急预案，明确在出现重大问题时的应对措施和责任分工。确保在平台出现故障时，能够迅速采取措施，恢复平台的正常运行，保障企业诉讼管理工作的连续性。

5. 上线后运维

平台上线后，建立了完善的运维支持体系，确保平台的稳定运行。安排专业的运维人员实时监控平台的运行状态，包括服务器性能、网络状况、系统日志等，及时发现和解决潜在的问题。定期对平台进行维护和升级，修复漏洞，优化性能，增加新功能，以满足企业不断变化的业务需求。例如，根据用户反馈和业务发展需要，定期对平台进行功能优化和升级，如改进案件查询功能，提高查询效率和准确性；增加新的数据分析报表，为企业决策提供更丰富的数据支持。同时，建立用户反馈渠道，及时收集用户在使用过程中遇到的问题和建议，对用户的反馈进行及时处理和回复，不断提升用户体验。

05 总结与展望

通过搭建企业内部诉讼平台，成功地解决了企业在诉讼管理中面临的诸多难题，显著提升了诉讼管理的效率和质量。平台的高效运行，使得案件处理周期大幅缩短，平均结案时间较以往缩短了 30%，为企业节省了大量的时间和精力。信息的集中管理和共享，让企业能够实时掌握诉讼动态，及时做出决策，有效降低了法律风险。诉讼成本也得到了有效控制，通过优化流程和资源配置，企业在诉讼方面的费用支出降低了 20% 以上。

展望未来，我们将持续对平台进行优化和升级，不断提升平台的价值。

• 智能化升级：引入人工智能、大数据分析等先进技术，实现案件风险的智能预警、法律文书的自动生成、诉讼策略的智能推荐等功能，进一步提升平台的智能化水平和工作效率。例如，利用人工智能算法对案件数据进行分析，预测案件的走向和结果，为企业制定合理的诉讼策略提供参考；通过自然语言处理技术，实现法律文书的自动生成，减少人工撰写的工作量和错误率。
• 拓展功能：根据企业的实际需求和业务发展趋势，不断拓展平台的功能模块。例如，增加知识产权管理模块，加强对企业知识产权的保护和管理；开发国际诉讼管理功能，满足企业在海外市场拓展过程中的诉讼管理需求；引入区块链技术，实现证据的存证和溯源，提高证据的可信度和安全性。拓展移动端应用也是我们的重要发展方向。开发专门的移动端 APP，让员工可以随时随地通过手机或平板电脑访问平台，进行案件查询、申请提交、文件查看等操作。在外出差的业务人员可以通过移动端 APP 及时提交起诉申请，上传相关证据材料，确保诉讼流程的顺利进行。移动端应用还将提供实时推送功能，及时向用户发送案件进展、审批结果等重要信息，让用户能够第一时间掌握诉讼动态。
• 加强集成：进一步加强平台与企业其他系统的集成，如 ERP 系统、CRM 系统、OA 系统等，实现数据的无缝对接和共享，打破信息孤岛，提高企业整体运营效率。例如，与 ERP 系统集成，实现诉讼费用与财务系统的自动对账和结算；与 CRM 系统集成，将客户的诉讼信息与客户关系管理相结合，为客户提供更加全面的服务。
• 优化用户体验：持续关注用户反馈，不断优化平台的用户界面和操作流程，提高平台的易用性和便捷性。通过定期开展用户满意度调查，了解用户的需求和意见，及时对平台进行改进和优化。例如，根据用户反馈，对案件查询功能进行优化，增加更多的查询条件和筛选方式，使用户能够更快速地找到所需案件信息；优化平台的移动端应用，提升用户在移动设备上的使用体验。

相信通过持续的优化和发展，企业内部诉讼管理平台将在企业的法治建设和风险管理中发挥更加重要的作用，为企业的稳健发展保驾护航。